Privacyreglement

Muziekvereniging Soli

Algemeen

Het bestuur van Muziekvereniging Soli hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door Muziekvereniging Soli worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Muziekvereniging Soli is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen. Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Muziekvereniging Soli.
Voor vragen over dit reglement, of als u een klacht hebt over de wijze waarop Muziekvereniging Soli met uw gegevens omgaat, kunt u contact met het bestuur opnemen.

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Muziekvereniging Soli en beschrijft hoe Muziekvereniging Soli omgaat met de privacy van betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Muziekvereniging Soli. Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens en de doeleinden van de gegevensverwerking door Muziekvereniging Soli en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Als u deze website bezoekt of zich inschrijft als lid, kan de Muziekvereniging Soli gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de website enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert Muziekvereniging Soli uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door Muziekvereniging Soli zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

–     De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
–     Het privacyreglement: dit reglement;
–     Verantwoordelijke: Muziekvereniging Soli;
–     Beheerder: het bestuur van Muziekvereniging Soli;
–     Webmaster: de webmaster van Muziekvereniging Soli die de website beheert;
–     Verwerker: De muziekvereniging Soli, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke,
zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
–     Betrokkene:  is degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en geeft voor de verwerking hiervan zijn ondubbelzinnige toestemming.
Deze uitdrukkelijke toestemming wordt ook geïnformeerde toestemming  genoemd.;
–     Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de
verwerking kennis te nemen; hiermee wordt de ledenadministratie van Muziekvereniging Soli, bedoeld;
–     Derden: personen en instanties buiten Muziekvereniging Soli;
–     Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
–     Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking  tot persoonsgegevens, zoals het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met
elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt
dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
–     Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een
functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
–     Deelnemers: hiermee worden de leden, vrijwilligers, sponsoren, donateurs/”vrienden van Soli” die zich verbinden aan Soli;
–     Data lek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die
kan leiden tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

Doeleinden

Muziekvereniging Soli verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
–  Activiteiten die, gelet op de doelstelling Muziekvereniging Soli, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor het lidmaatschap;
–  Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan activiteiten, die plaatsvinden binnen de Muziekvereniging Soli;
–  Het berekenen, vastleggen en innen van contributies, donaties, bijdrages van de “Vrienden van Soli” en sponsorbijdrages, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
–  Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten Muziekvereniging Soli en daarmee samenhangende
PR activiteiten door Muziekvereniging Soli, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij
inschrijving voor activiteiten;
–  Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

Rechtmatige grondslag

Muziekvereniging Soli verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
–  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
–  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;
–  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
–  Voor de goede vervulling van de taak, die Muziekvereniging Soli vervult;
–  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking;
Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van deelnemers worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelnemers aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens

Muziekvereniging Soli verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
–  Leden van de muziekvereniging Soli;
–  Personen met wie Muziekvereniging Soli een zakelijke(vrijwilligers) of financiële (sponsoren) relatie onderhoudt. Leden worden geregistreerd via de ledenadministratie. In het geval van vrijwilligers en sponsoren vindt de verwerking plaats via het secretariaat van Muziekvereniging Soli.

Het lid voert de volgende verplichte gegevens in op de website of een fysiek inschrijfformulier van Soli:
–  Voornaam                    –  Geboorte datum
–  Achternaam                 –  Geslacht
–  Adres                           –  Telefoonnummer
–  Postcode                     –   E-mailadres
–  Woonplaats                 –

• Lid per ………….
• Speelt eigen/ geleend instrument ……………..
• Gegevens machtiging Banknr: …………………

Aan de gegevens worden vervolgens de datum en tijd van registratie toegevoegd.

De gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

Muziekvereniging Soli verstrekt nooit persoonsgegevens aan derden. Afhankelijk van de toegekende permissies hebben leden van de organisatie mogelijk toegang tot persoonsgegevens van deelnemers. Deze personen, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de organisatie van de muziekvereniging Soli, in het kader van de activiteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging

Muziekvereniging Soli draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de administratie van Muziekvereniging Soli, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Muziekvereniging Soli draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Muziekvereniging Soli en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Rechten van betrokkenen

De betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan Muziekvereniging Soli te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Muziekvereniging Soli om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan Muziekvereniging Soli te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Daarmee vervalt het lidmaatschap van de vereniging.
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Muziekvereniging Soli zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking. 

Website en Facebookpagina van Muziekvereniging Soli

Op de website en Facebookpagina van Muziekvereniging Soli kunnen foto’s worden geplaatst waarop betrokkene voorkomen. Dit zijn foto’s- en/of videomateriaal en teksten over evenementen, die Muziekvereniging Soli heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit foto’s van optredens, concerten, gehuldigde personen, actiefoto’s tijdens en rond het evenement enz. Door lid te zijn van onze vereniging geeft de betrokkene (expliciet) toestemming aan Muziekvereniging Soli voor publicatie van deze gegevens.

Inschrijfformulier op de website

Wanneer u een webformulier of fysiek inschrijfformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging.

Links naar websites van derden

Op de website van Muziekvereniging Soli zijn links naar websites van derden te vinden, zoals Sponsorkliks, sponsoren en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. Muziekvereniging Soli is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites. Soli probeert alleen links te plaatsen van derden die aan de AVG eisen voldoen.

Data lek

Er is sprake van een data lek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). De webmaster zorgt er voor de bewaarde bestanden  van Muziekvereniging Soli  afdoende worden beveiligd.

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van Muziekvereniging Soli. Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de algemene bestuursvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de algemene bestuursvergadering van 11 juni 2018 en is formeel in werking getreden op 25 mei 2018.

LATERE WIJZIGINGEN

Na invoering van dit privacyreglement, op 25 mei 2018, zullen ongetwijfeld leerzame aanvullingen naar boven komen. Die kunt u eventueel doorgeven aan het secretariaat van  Muziekvereniging Soli via mail: secretariaat@soli.nl
Na enige tijd worden de verzamelde aanvullingen aangepast in ons privacyreglement.

Een ieder die op welke manier dan ook deelneemt aan activiteiten van de muziekvereniging Soli heeft kennis kunnen nemen van dit privacy reglement.